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マネジメント実験室

小さな企業の経営・マネジメントを通して日々考えたこと、学んだこと、感じたことを。

作業たな卸しと工程管理の効用

工程管理というと“プロジェクトマネジメント”などの大げさなものを連想されるかもしれません。
私たちは,身近な事務作業のルーチンワークに工程管理を導入しています。


進捗管理
②うっかりミス防止
③作業の標準化

これらの目的に役立っています。


■工程管理は簡単にできる
工程管理といっても大げさなものではなく,A3の表に作業を予め書き出したものを用意し,作業の進捗状況について,日付などをメモしていくものです。
具体的には,お客様ごとに月単位で発生する作業を,あらかじめ左から右にかけて単位作業ごとに表記した表を作っておきます。
例えば“スケジュール連絡”とか,“定期郵送物発送”といったもの。
それらがどういう状況にあるのかを,日付やメモを記入していきます。
こうすれば,一覧表を見るだけで,作業者が誰であっても進捗状況が共有化できるため,周りのアシストも適切に行えます。


■工程管理が作業のブラックボックス化を防ぐ
そもそもこの工程管理表を作り,見える工程管理を始めたのには訳があります。


事務作業は月の中でも作業量にムラがあり,正社員ではなく派遣社員に任せていました。しかし,派遣社員は期間が過ぎると変わってしまうことも多く,新任が派遣されてくるたびに一から作業を教える手間はバカになりません。また,ルーチンだからといって完全に任せっきりにしていると,作業自体がブラックボックス化してしまい,非効率が改善されないままになる可能性もあります。


そこで,派遣が辞めるタイミングで,一旦作業をたな卸しし,正社員がやることにしたのです。ブラックボックスになりかかっていた作業を,もう一度一から見直し,ついでに工程管理を導入しました。


その結果,ある種の情報発信は派遣社員ではなく,ナースが担当した方がコミュニケーションが図れるとか,そういった効率だけでは判断できないようなこともわかりました。いま事務作業は,派遣社員ではなく正社員を雇用してお願いしています。工程管理は続けてやっています。


■“見える”工程管理がカイゼンを促す
工程管理を見える形で行っていておもしろいのは,作業担当者が非効率な部分を自分で見つけられることです。
つまり,「自分の作業を客観視しながら作業が進められる」ということ。もちろん管理者から見ても進捗状況は一目瞭然です。次回はどこを改善しようか,といったことを作業者と管理者が相談するのにも役に立ちます。


ルーチン化した事務作業というと,ついついマニュアルだけを重視しがちですが,マニュアルを改善するためにも作業の工程管理をやってみると,意外なことがわかっておもしろいと思います。