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マネジメント実験室

小さな企業の経営・マネジメントを通して日々考えたこと、学んだこと、感じたことを。

ホウ・レン・ソウの難しさ

■一朝一夕には成らず
ビジネス上のコミュニケーションスキルの中でも最も大切なものに『ホウ・レン・ソウ』のスキルがある。自分の経験でも一朝一夕にこのスキルを身に付けることはできないと思う。
『簡潔になおかつ要点をまとめて報告する。』
言うは易しだが,マネジメントにおいて社員に徹底して実践させることは難しい。
まず,そもそも報告が上がってこない,という時期があった。何を報告すればよいのか検討がつかなかったのだろう。


■報告の基準を決める
『悪い情報ほど,早く報告するように。報告した時点で責任は上司に移るから。』
ということを,何かあるごとに伝えるようにした。同時に報告内容に対して,頭ごなしに社員を怒らないように心がけた。
自分が若い頃,『報告しろ』と言われて報告したら,『何をやってるんだ!』とひどく叱責されたことが何度もあった。
そうすると,怒られないように,もう少し何とかしてから報告しようと考えてしまう。そういう場合,何とかできたことはめったになかった。
ほとんどの場合,状況はより悪くなってしまい,ますます報告したくなくなる。そうして状況としてかなり悪化してから報告することになってしまう。
何もごまかしたくて報告を遅らせてしまうばかりではないのだ。
社員には私のような失敗はしてほしくなかったから,とにかく早く報告するようにしてもらった。『何をやってるんだ!』と怒鳴りたい昔の上司の気持ちもいまはよくわかるが,怒鳴っても社員は萎縮するだけだし,問題も解決しない。さらに隠蔽体質が蔓延してしまう。ぐっと我慢して長期的な視点に立つべきである。マネジメントに短気は禁物である。


■報告の質を上げる
報告が上がるようになったらなったで問題がなくなったわけではない。今度はその報告の仕方が問題になる。
何でもいいからとにかく報告だけ上げればいいわけではない。
問題が生じた初期段階と処理中の段階では当然報告の仕方が異なる。初期段階では何が起こったのか,それをどう処理したいのか,困っていることは何かなど,問題の存在と今後の方向性を示して欲しい。
問題の処理中は,その段階での状況と今後の方向性,こちらが協力をした方がよいのかどうかなど,最終的な解決に向けて仕上げまでのプロセスを見せてくれればベストである。
要は自分が管理者で報告を受ける立場だったら,どんな風に報告してほしいか,どういう情報を与えられたら安心するかというイメージを持ってくれれば言うことはない。
しかし,経験の少ない社員にそれを求めるのは酷である。だから,報告を上げるときは,何でもいいから自分の考えや判断を一緒に伝えてくれるようお願いしている。
それがベストな解答である必要はない。限られた情報の中から自分がどう判断をするのかを考える癖をつけてほしい。それを一緒に伝えるようにしてくれれば,こちらも指示を出しやすい。
情報だけ上げて,常に指示だけ待っているスタイルだと本人の進歩がないし,こちらもいつもいつも指示を出していなければならい。
これを繰り返していれば,各自が限られた情報から自分自身で判断を下し,その内容を適切に報告として上げてくれるようになるのではないかと期待している。